Das war die virtuelle Jahrestagung E-Akte 2021

E-Akte in Zeiten der Pandemie

Hinter uns liegt die zweite Jahrestagung E-Akte, die wir unter Corona-Bedingungen durchführen mussten. Vor dem Hintergrund dieser nie dagewesenen Pandemie bekommt die E Akte noch einmal eine ganz andere Bedeutung.

Wir haben uns in vielen Bereichen an das Home-Office gewöhnt, haben uns entsprechend eingerichtet, die technischen Voraussetzungen geschaffen und mit der E-Akte nun auch die Möglichkeit, auf alle für die Aufgabenerfüllung relevanten Dokumente zugreifen zu können.

So gesehen gibt es nicht nur die sich aus den E-Government-Gesetzen ergebende Verpflichtung, die Akten elektronisch zu führen, sondern die schlichte Notwendigkeit, um die Arbeitsfähigkeit aufrechtzuerhalten.

Besucherrekord und viele neue Besucher:innen

Diese Veranstaltung war die 13. ihres Formats und sie erfreut sich eines ungebrochenen Zustroms von Interessierten aus der öffentlichen Verwaltung.

Interessant ist dabei ein Blick auf die Struktur der Teilnehmenden. Wir waren davon ausgegangen, dass die Jahrestagung E-Akte ein „Familientreffen“ ist, bei dem sich ein festgefügter Kreis von Teilnehmenden trifft. Ein Blick auf die Anmeldungen dieses Jahres im Vergleich zu den Besucherinnen und Besucher, die auch 2020 dabei waren, zeigt ein anderes Bild. Von den angemeldeten Besucherinnen und Besuchern dieses Jahres haben 66 % noch nie an der Jahrestagung E-Akte teilgenommen. Das ist für uns das wirklich überraschende Ergebnis:
Die Jahrestagung E-Akte ist vital und schafft es, neue Besuchergruppen zu gewinnen.

Erfahrungsberichte aus der Praxis

Die Veranstaltung lebt von Berichten aus der Praxis und versucht immer, Projektverantwortlichen Anregungen für die Umsetzung in ihren Behörden zu geben. Vertreten waren Digitalisierungsmaßnahmen in Bund, Ländern und Kommunen.

Betrachtet man alle Projekte, ergeben sich folgende Erfahrungen und Voraussetzungen:

• Die Prozesse zur Einführung der E Akte sind standardisiert und etabliert.
• Im Rahmen der Vorbereitung und der Durchführung des Rollouts sind Musterkonzepte, Ablaufpläne und Checklisten erstellt worden.
• Die Einführung schreitet stetig voran.
• Jede Form der Standardisierung ist hilfreich und notwendig, wenn man in einer Vielzahl von unterschiedlichen Behörden einen Rollout durchführen muss.
• Jede Einführung in einer Institution ist eine Herausforderung, weil Behörden nun einmal nicht gleich aufgestellt sind
• Die Projektleitung benötigt eine hinreichende Flexibilität, weil immer wieder Phänomene auftreten, die nicht planbar sind.

E-Akte-Einführung bleibt eine Herausforderung

Was sich in allen Projekten zeigt: Ein effektives Veränderungsmanagement ist erforderlich und es kommt auf die Betreuung der Anwendenden am Arbeitsplatz an.

Soll es also eine friktionsfreie Einführung geben, ist es erforderlich, dass die Anwendenden gerade in der Phase der Einführung, in der die meisten Fragen und die größten Verunsicherungen auftreten, in vielfältiger Weise unterstützt werden. Das erfordert in der „heißen Phase“ zusätzliche Personalkapazitäten.

Es bleibt also dabei, was wir an dieser Stelle schon oft gesagt haben: Die Einführung der E-Akte ist und bleibt eine Herausforderung.

Zusätzliche Anforderungen

Nach dem Rollout stellen sich weitere Anforderungen. Hier ist – sofern es nicht schon in der Einführungsphase erfolgte – die Integration von Fachverfahren zu nennen.

Zusätzliche Anforderungen stellen sich in behördenübergreifenden Geschäftsprozessen und der Übergabe von Schriftgutobjekten an andere Institutionen. Hier sei auf die neuesten Entwicklungen von xdomea 3.0 verwiesen. Oftmals unterschätzt wird das Thema der beweiswerterhaltenden Speicherung. Auch hier gibt es neue Konzepte zur Speicherung auf TR-ESOR-konformen Systemen.

Best Practices aus der Wirtschaft

Die Sponsoren der Jahrestagung trafen mit ihren Ausstellervorträgen auf ein großes, interessiertes Publikum. Sie stellten neueste Entwicklungen und best practices zur Integration von Fachverfahren in die E-Akte sowie zur Speicherung VS-NfD eingestufter Dokumente in die E-Akte vor.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Prozessoptimierung und der Einbindung aller Eingangskanäle, die für die erfolgreiche OZG-Umsetzung eine notwendige Voraussetzung darstellen.