#JEA - Nachlese
Bei der Jahrestagung E-Akte trafen sich am 14. und 15. September im dbb forum berlin über 300 Besucher:innen, die in der E-Akte-Verwaltungslandschaft unterwegs sind. Dass diese nach zwei „Online-Jahren“ endlich wieder als Live-Veranstaltung in Berlin stattfand, haben die Teilnehmenden und Aussteller dankbar und positiv aufgenommen. Der direkte Austausch, der ein ganz wesentliches Merkmal der Tagung war und ist, konnte wieder intensiv genutzt werden.
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Will man ein Fazit ziehen, lässt sich feststellen: Wir kommen mit der Digitalisierung in Deutschland voran. Im Bund sowie in den Ländern ist der Rollout der E-Akte im Gange und steht vielfach kurz vor dem Ende. Deutlich wurde aber auch, dass die Einführung der E-Akte zu weiteren Anforderungen führen wird. Genannt werden sollen in diesem Zusammenhang nur die Fachverfahrensintegration sowie die Bereitstellung von Systemen mit vollständig medienbruchfreien Prozessen in der Kommunikation Verwaltung – Bürger – Wirtschaft. Der Weg ist vorgezeichnet, entspricht aber einem Marathon. Notwendig wird es sein, schnelle Lösungen anzubieten, auch wenn diese nicht alle Anforderungen hundertprozentig erfüllen. Low Code-Lösungen versprechen interessante Ansätze.
Allgemein anerkannt ist die Notwendigkeit der Standardisierung nicht nur der E-Akte-Systeme, sondern auch aller mit diesen jetzt und künftig zusammenarbeitenden Applikationen. Herausforderungen stellen sich gerade bei in die Jahre gekommenen Fachverfahren sowie im IT-Betrieb mit IT-Systemen in heterogenen Systemlandschaften.
So notwendig die Standardisierung der E-Akte-Systeme auch ist, dürfen dabei berechtigte Anforderungen gerade von nicht klassischen Behörden nicht außer Acht gelassen werden, wenn die E-Akte wirklich flächendeckend eingeführt werden soll. Hier bedarf es eines Anforderungsmanagements mit geeigneten Bewertungskriterien für die Release-Planung.
Ein weiterer unstreitiger Punkt ist die Etablierung eines Projektmanagements mit einem transparenten Vorgehensmodell und realistischen Projektumsetzungszeiträumen, wenn Projekte dieser Größenordnung zeitgerecht und nach einheitlichen Standards umgesetzt werden sollen.
Es ist eine Binsenwahrheit, dass Systeme nur so gut sind, wie sie von Anwendenden genutzt werden. Das Veränderungsmanagement muss früh ansetzen, um den Anspruch, alle Mitarbeitenden mitzunehmen, einlösen zu können. Schulung und Anwenderbetreuung sind immer die beiden wesentlichen Bausteine des Veränderungsmanagements. Dazu wurden verschiedene Ansätze vorgestellt, die eine Qualifizierung durch den Einsatz elektronischer Lernsysteme ermöglichen. Nicht nur die Pandemie forderte hier Lösungen zur Bereitstellung effektiver Schulungsangebote außerhalb von klassischen Trainings.
Es bleiben allerdings noch viele Fragen offen wie zum Beispiel jene zur Speicherung von VS-Schriftgut sowie die Themenfelder Langzeitspeicherung und Aussonderung. Im letzten Fall wird ein enger Austausch mit den zuständigen Landesarchiven beziehungsweise dem Bundesarchiv notwendig werden.
Die Sponsoren der Jahrestagung trafen mit ihren Vorträgen auf ein großes, interessiertes Publikum. Sie stellten neueste Entwicklungen und Best Practices zur Integration von OZG-Dienstleistungen in die E-Akte, den Möglichkeiten mittels Low Code schnell einfache Anwendungen in Eigenregie zu erstellen sowie zur IT-gestützten Qualifizierung von Anwendenden vor.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Prozessoptimierung und der Einbindung aller Eingangskanäle, die für die erfolgreiche OZG-Umsetzung eine notwendige Voraussetzung darstellen.
Wir können also davon ausgehen, dass es in den nächsten Jahren nicht langweilig wird und die Jahrestagung E-Akte weiter ihren Platz in der Veranstaltungslandschaft haben wird.
Unser Dank gebührt allen Beteiligten, die mit ihren Beiträgen zur erfolgreichen Ausrichtung der Jahrestagung E-Akte beigesteuert haben: Dazu gehören die zahlreichen Referent:innen, die Organisator:innen, der Fachbeirat, die ausstellenden Unternehmen, aber insbesondere auch die Teilnehmenden. Wir hoffen, dass wir Sie im nächsten Jahr erneut vor Ort begrüßen dürfen!
